LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Langkah 1 Membuat Data di Exel

Buat data Nama dan Nim di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama yang anda inginkan, misalnya Nama dan Nim.

 Langkah 2 Membuat Dokumen Master

Buat dokumen surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama yang anda inginkan, misalnya Undangan.

Langkah 3 Menggabungkan Data Nama  dengan Dokumen Undangan

1.      Pada Mailings tab, klik Start Mail Merge, klik Normal word document.

2. Pada Mailings tab, klik Select Recipients. Klik Use Existing List dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
3. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
4. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
5. Taruh di kursor di sebelah kanan tulisan To, kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama atau Nim, sesuaing keinginan anda.
6. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
   Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
   Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan. 

Langkah 4 Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

• Print Documents, untuk mencetak surat.
  Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

• Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
  Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
  Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.